Ein Lösungsansatz zur kontinuierlichen Verbesserung der Prozesseffizienz

Wie der Ansatz der systemischen Prozessoptimierung einer internationalen Großbank hilft

Eine internationale Großbank hat für ihre Backoffice-Factory bereits große Investitionen ins Prozessmanagement gesteckt und durch Einsatz einer Workflow-Lösung die manuelle Prozess-Bearbeitung deutlich verbessert. Nichtsdestoweniger blieben die Effizienzerfolge hinter den Erwartungen zurück.

Prozessoptimierungsverfahren zu einem systemischen Ansatz

Durch die Verknüpfung „klassischer“ Prozessoptimierungsverfahren mit innovativem Process Mining und Prozessmobilisierung wurden die Stärken implementierter Ansätze zur Wirkung gebracht und in ein auf Nachhaltigkeit ausgerichtetes System eingebettet.

Ansatz: Prozesseffizienz-Treiber im Zusammenwirken

Aufsetzend auf in BPMN modellierten Prozessen und versorgt durch Tracking-Informationen des Workflow-Systems (sechs Monate rückwirkend) wurde eine Datenbasis für ein innovatives Process Mining aufgesetzt. Durch die Analyse von Soll- / Ist-Prozess-Abweichungen sowie die systematische Analyse von Prozessstörungen (Loops, Abbrüche, Laufzeitüberschreitungen) wurden auffällige Prozesse geclustert und durch Optimierungsteams weitergehend untersucht. Die Optimierungsteams setzten sich aus Mitarbeitern der Produktion, der unterstützenden IT und des Prozessmanagements zusammen und stehen in der Verantwortung, Prozessanomalien zurückzuführen und die Prozesseffizienz stetig zu verbessern.

Mobilisierung durch spielerischen Wettbewerb

Dieser dem Lean Management verwandte Ansatz wurde durch eine Prozessmobilisierung ergänzt. Mit dem EGC Mobilisierungsansatz gelang es, durch spielerischen Wettbewerb den Erfolgsfaktor Begeisterung nachhaltig am Leben zu halten. Die Optimierungsteams kämpften miteinander auf der Basis definierter Regeln um die besten Plätze in einem Ligasystem.

Auf der Basis normalisierter Prozessparameter, wie z.B. Durchlaufzeit, Abbrüche oder Fehlerraten, erhalten die Teams Bewertungspunkte, die auf Wochenbasis kumuliert werden und über den Tabellenplatz der einzelnen Teams in der Liga entscheiden. Abhängig von der Anzahl der Teams können unterschiedliche Ligen aufgebaut werden, die es Teams erlauben, nach einer Spielzeit von sechs Monaten auf- oder abzusteigen. Die in diesem MobilisierungsAnsatz frei werdenden Kräfte führen nicht nur zu einer einmaligen Effizienzsteigerung, sondern zum Aufbau einer nachhaltigen Kultur der stetigen Prozessverbesserung.

Vorgehen: Systemische Prozessoptimierung

Gemeinsam mit unserem nextcontinent-Partner P3 Group wurden Infrastruktur und Data Analytics für das Process Mining aufgesetzt sowie die Arbeit der Optimierungsteams koordiniert und das Ligasystem zur Prozessmobilisierung eingeführt.

Gerne unterstützen wir Sie bei der nachhaltigen Optimierung ihrer Prozesslandschaft.