IT/ORG-Strategie

ORG/IT 4.0

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ORG/IT 4.0 für Regionalbanken und Sparkassen

Wie eine Sparkasse die Neuausrichtung in Zeiten der Digitalisierung und Standardisierung angepackt hat


Ein Projekt, das fast schon exemplarisch für die Herausforderungen von Sparkassen und Regionalbanken stehen könnte: Im Zuge der Digitalisierung und Standardisierung stand die IT/ORG-Arbeit einer Sparkasse vor einer Reihe von Herausforderungen. Die Zahl der IT-Prüfungen, bei denen kritische Ergebnisse festgestellt wurden, stieg. Gleichzeitig erschwerte die historisch gewachsene IT-Landschaft aus Excel- und Individuallösungen die Steuerung der IT.


Hinzukommend herrschte eine geringe Transparenz über die steigenden Gesamtkosten. Wie viele Kapazitäten durch den reinen Betrieb der IT gebunden waren, ließ sich nicht eindeutig feststellen.
Angesichts dieser Intransparenz war es kaum möglich, Kosten flexibel zu steuern. Die Anforderungen der Fachbereiche wurden auf Grund immer schnellerer Veränderungszyklen fortwährend intensiver.
Erschwerend kam hinzu, dass der IT/ORG-Bereich in einer Identitätskrise steckte und keine Klarheit über das eigene Selbstverständnis herrschte: Sollte man sich als Treiber der Digitalisierung positionieren oder war man lediglich Verwalter der digitalen Infrastruktur?


Digitalisierung und Standardisierung erfordern eine Neudefinition der IT/ORG

Den IT/ORG-Bereich unter diesen Vorrausetzungen neu aufzustellen, war notwendig, aber auch eine Herausforderung. Die Sparkasse begegnete ihr mit einem Projekt begleitet durch EUROGROUP CONSULTING.


Ziel war es, eine Bewertung der aktuellen und zukünftigen Leistungsfähigkeit des IT/ORG-Bereiches der Sparkasse anhand der neun EGC-Dimensionen vorzunehmen. Als erste der insgesamt drei Projektphasen wurde daher eine ausführliche Analysephase durchgeführt.

 

ORG IT 4.0 Grafik

Abbildung: Die neun EGC-Dimensionen zur Untersuchung der Leistungsfähigkeit einer IT/ORG-Organisation

 

Wichtigste Bestandteile dieser Phase waren die Durchführungen von Interviews mit IT/ORG-Mitarbeitern und Fachbereichsmitarbeitern, ergänzt um ein intensives Dokumentenstudium.
Das Aufzeigen von größeren Handlungsfeldern in allen Untersuchungsdimensionen stellte das Ergebnis dieser ersten Phase dar. Im Kern waren über 80 Prozent der Kapazitäten nur auf Leistungs- und Betriebsaufgaben fokussiert. Die Kapazitäten für Steuerungsaufgaben, etwa Controlling- oder Projektaufgaben, waren dagegen unterrepräsentiert.


Die Arbeit dieses historisch gewachsenen Bereichs war zudem durch eine reine Sachkostenbetrachtung sowie eine hohe Fertigungstiefe mit entsprechender Mitarbeiterbindung getrieben. Instrumente zur Definition und Steuerung eines IT-Bebauungsplans und einer Prozesslandschaft waren nicht in ausreichendem Maße vorhanden. Der IT/ORG-Bereich wendete also extrem viel Kraft auf, um das Bestehende mit hohem Aufwand am Laufen zu halten. Die dadurch gebundenen Ressourcen konnten nicht zur Weiterentwicklung der Organisation und der Gestaltung der Digitalisierung genutzt werden.

 

Erfolgreicher Wandel durch klares Zielbild

In der zweiten Phase des Projekts wurde ein gesamthaftes, umsetzbares Zielbild zur Erhöhung der Leistungsfähigkeit der IT/ORG erstellt. Damit wurden Richtung und Rahmen für die Veränderungsprozesse definiert, die letztlich die Transformation der IT/ORG-Funktion zum Ergebnis haben sollte. Die Transformation vom reinen Dienstleister zum Organisationsentwickler und -berater.


In der dritten Projektphase, der Umsetzungsphase, wurden dann unter Einbezug aller Beteiligten in der Sparkasse die entsprechenden Maßnahmen zur Zielbilderreichung aufgesetzt. Nur so gelang die erfolgreiche Transformation.


Zu den Ergebnissen des Projekts gehört nicht nur die Stärkung der Gestaltungskraft der IT/ORG in einem immer schnelleren Veränderungsumfeld. Auch eine substantielle Kostenersparnis sowie eine Minimierung der operationellen Risiken sind nach Abschluss des Projekts spürbare Ergebnisse. Der IT/ORG-Bereich dieser Sparkasse hat den Wandel vollzogen: Zum Gestalter und Berater in Zeiten der Digitalisierung und Standardisierung.