Projektportfolio-Management: Wirksame Umsetzung von Projekten durch effiziente Strukturen und Prozesse

Eine große deutsche Bank richtet ihr Projektportfoliomanagement ganzheitlich neu aus

Die nachhaltige Umsetzung ihrer Geschäftsstrategie erfolgt in vielen Unternehmen durch Projekte. Das Projektportfolio-Management stellt sicher, dass laufende und geplante Projekte nach ihrer relativen Bedeutung priorisiert und unter Beachtung von Abhängigkeiten zwischen ihnen umgesetzt werden.

Die Aufgabe von EUROGROUP CONSULTING bestand darin, die Neuausrichtung des Projektportfolio-Managements unseres Kunden, einer großen deutschen Bank mit verschiedenen Geschäftsfeldern, von der routinemäßigen Verwaltung von Projekten zu einer aktiven Gestaltung des Portfolios zu begleiten. Zu diesem Zweck wurden Strukturen, Prozesse und Priorisierungsverfahren angepasst.

Falsche Anreize führten zu Konflikten

Herausforderung war, ein Modell zu optimieren, dessen Anreize daraufhin ausgerichtet sind, zur Sicherung des eigenen Budgetanteils möglichst schnell möglichst viele Projekte zu starten. Dies führte in der Praxis regelmäßig zu einer Überlastung an Projekten und Konflikten bei Ressourcen.

Abbildung: EGC-Modell zum Projektportfolio-Management

Um das Ziel eines machbaren Projektportfolios zu erreichen, in dem nur die Projekte gestartet werden, die den höchsten Nutzen haben und deren Umsetzung durch Budgets und Ressourcen entsprechend unterlegt sind, wurden systematisch die verschiedenen Elemente des Organisationsdesigns verändert.

Projektportfolio wird an strategischen Geschäftsfeldern ausgerichtet

Das Projektportfolio wird stärker an den strategischen Geschäftsfeldern ausgerichtet und in Teilportfolios unterteilt. Gleichzeitig wird die Steuerungskompetenz der für das Projektportfolio-Management verantwortlichen Einheit deutlich gestärkt. Hierzu werden dedizierte Rollen zur Steuerung des Teilportfolios geschaffen und durch entsprechende Gremienstrukturen ergänzt.

Die Folge ist, dass die Entscheidungsträger der verschiedenen Geschäftsfelder nunmehr möglichst autonom die Ausrichtung ihres Teilportfolios lenken können und dabei aktive Unterstützung durch entsprechend qualifizierte Koordinatoren bekommen. Wo eine autonome Steuerung aufgrund von Abhängigkeiten nicht möglich ist, verantwortet ein entsprechendes Gremium mit Beteiligung der Geschäftsführung die übergeordnete Steuerung zwischen den verschiedenen Teilportfolios.

Steuerungsprozesse werden durch ein Reporting gestärkt

Diese Strukturen werden durch passende Prozesse optimal ergänzt. Der Planungsprozess wird dahingehend gestaltet, dass die umzusetzenden Projekte hinreichend genau mit ihren Rahmendaten beschrieben sein müssen und eine Abschätzung der Machbarkeit des daraus resultierenden Portfolios durchgeführt wird. Übersteigt der Budget- und Ressourcenbedarf die vorhandenen Mittel, ist eine Priorisierung der laufenden oder geplanten Projekte im jeweiligen Teilportfolio durchzuführen.

Auch die Steuerungsprozesse werden durch ein zeitnahes und adressatengerechtes Reporting auf Portfolioebene entsprechend gestärkt. Hierbei nehmen die dedizierten Koordinatoren der Teilportfolios eine wesentliche Rolle ein. Sie stehen intensiv mit den verschiedenen Projektleitern im Austausch.

EUROGROUP CONSULTING hat die Neuausrichtung der verschiedenen Elemente des Projektportfolio-Managements konzipiert und deren Zusammenspiel in einer effektiven Organisation optimiert. Darüber hinaus hat EGC die Umsetzung der Konzepte intensiv begleitet und die Planung und Steuerung des Projektportfolios in der kritischen Einführungsphase solange unterstützt, bis der Systemwandel hin zu einem auf Verbindlichkeit basierenden Portfolio nachhaltig sichergestellt war.