Durch den zunehmenden Kostendruck und die steigenden regulatorischen Anforderungen ist die Standardisierung bereits seit einigen Jahren ein wesentliches strategisches Ziel vieler Sparkassen. Aus den im Sommer 2021 novellierten Bankaufsichtlichen Anforderungen an die IT (BAIT) und den Mindestanforderungen an das Risikomanagement (MaRisk) resultieren erneut regulatorische Verschärfungen. Die Folge sind steigende Aufwände nicht nur in der IT-Planung, sondern auch im Betrieb. Daher wird die strategische und operative Planung des gesamten IT-Einsatzes (FI-, Verbund-, Dritt- und Eigenanwendungen) für Sparkassen immer wichtiger.
Bisheriger Fokus war oft die Prozesseffizienz, welche durch die Prozesslandkarte (PLK) inkl. der PPS-Prozesse eine einheitliche Basis erhalten hat. Demgegenüber nahm das Thema Standardisierung in der Anwendungsbebauung eher eine untergeordnete Rolle ein. Da Prozesse und IT-Anwendungen jedoch unmittelbar miteinander verknüpft sind, ist ein vernetztes Denken unter Effizienzgesichtspunkten, aber auch aufgrund der regulatorischen Anforderungen in Bezug auf den Informationsverbund unbedingt erforderlich.
Welche Rolle spielen die PLK und PPS 2.0 für die Anwendungsbebauung?
PPS bildet in der S-FG die Basis, Optimierungspotenziale transparent aufzuzeigen und die Standardisierung zielgerichtet voranzutreiben. Die PLK dient als zentraler Ordnungsrahmen, um die PPS-Prozesse und die aufsichtsrechtlichen Anforderungen bezüglich des Informationsverbundes abzubilden. Darüber hinaus kann die Struktur und Transparenz der PLK dazu genutzt werden, auch die vorhandenen IT-Anwendungen und deren Kosten übersichtlich offenzulegen. Im Umkehrschluss können aus der Analyse einzelner Prozesse nun auch fundierte Entscheidungen über den Einsatz von Softwareanwendungen getroffen werden. Insbesondere das umfangreiche Netz aus Drittanwendungen und Eigenentwicklungen beeinträchtigt die Effizienz und Qualität der Sparkasse. Daher sollten perspektivisch Prozesse und IT-Anwendungen aus einer Hand genutzt werden, damit beides optimal aufeinander abgestimmt ist. Die FI bietet mit Ihren ITServicesComfort-Leistungen ein breit gefächertes Angebot, dessen Nutzung einen potenziell großen Mehrwert bei der Softwarelandschaft haben kann. Um effizient und proaktiv handeln zu können, ist es von zentraler Bedeutung, das verfügbare sowie das geplante Portfolio an Anwendungen und Komponenten der Sparkassen-Finanzgruppe zu kennen. Eine systematische Anwendungsbebauungsplanung für die S-FG sowie für jede Sparkasse ist folglich unerlässlich.
Wie lässt sich der notwendige Ordnungsrahmen für eine Anwendungsbebauungsplanung aufsetzen?
Die konzeptionelle und inhaltliche Basis zur Entwicklung unserer Anwendungsbebauungsplanung fußt auf den im Umsetzungsbaukasten der Betriebsstrategie der Zukunft (BdZ) veröffentlichten Tools und Dokumenten. Darauf aufbauend kann jede Sparkasse unter Berücksichtigung der eigenen Erfahrungswerte ein ganzheitliches Konzept entwickeln, welches den gesamten Lebenszyklus einer Anwendung von der Neuanschaffung, über die Weiterentwicklung bis zur Ablösung berücksichtigt. Bei der Konzeptionierung ist es von zentraler Bedeutung zunächst strategische Leitlinien zu erarbeiten und somit sparkassenintern ein gemeinsames Verständnis und Zielbild festzulegen. Darauf aufbauend wird der Prozess für die Anwendungsbebauung geplant. Neben der Ermittlung des Ist-Standes muss dabei auch eine Soll-Anwendungsbebauung definiert und anschließend durch Bewertungen und Priorisierungen ein kontinuierlicher Prozesskreislauf initiiert werden. Zur technischen Unterstützung, Transparenzförderung und Erfüllung der aufsichtsrechtlichen Anforderungen ist RiMaGo das geeignete Tool.
Darüber hinaus unterstützt der „Muster-Anwendungsbebauungsplan“ als zentrales Unterstützungs- und Steuerungstool das Architekturmanagement. Ergänzend stehen den Sparkassen die Nutzwertanalyse und der Business Case als sinnvolle Methoden der Anwendungsbewertung aus dem DSGV-Projekt zur Verfügung. Durch die Einführung bzw. Weiterentwicklung geeigneter (strategischer) Kennzahlen wird der Umsetzungserfolg der Anwendungsstandardisierung messbar und somit transparent.
Über die systematische Anwendungsbebauung hinaus bedarf es vor allem auch einer zentralen Steuerung und Beratungsinstanz innerhalb der Sparkasse – diese Rolle hat bestenfalls die ORG/IT inne.
Welche fünf Erfolgsfaktoren sind elementar?
- Der vorgestellte Ordnungsrahmen benötigt, um nachhaltig wirken zu können, eine breite Akzeptanz innerhalb der Sparkasse, die sich vom Vorstand über ORG/IT bis in die Fachbereiche erstreckt.
- Für den betriebswirtschaftlichen Erfolg muss der Blick der Fachbereiche erweitert werden: weg von Bereichsegoismen hin zu einer „Gesamthausdenke“.
- Mit der Übernahme der zentralen Rolle als „Hüter des Standards“ kann die ORG/IT die Aufgabe des Impulsgebers und Beraters der Fachbereiche und des Vorstands einnehmen. Die ORG/IT übernimmt hiermit die bedeutende Aufgabe, die Ideen und Entwicklungen der S-FG in die Sparkasse zu tragen und somit den Fortschritt zukunftsweisend voranzutreiben.
- Bei der Auswahl von Anwendungen muss von einer reinen Funktionsbetrachtung auf eine Gesamtbetrachtung von Strategie-Risiko-Kosten-Nutzen gewechselt werden.
- Im Rahmen des Veränderungsprozesses müssen alte Zöpfe bewusst und konsequent abgeschnitten werden um neue Wege zu gehen.
Fazit
Mit den bestehenden Empfehlungen aus PPS, der BdZ sowie der FI (u.a. ITSC) sind die Möglichkeiten zur strukturierten Anwendungsstandardisierung vorhanden. Trotzdem muss der Weg sowohl als einzelne Sparkasse, jedoch auch im gesamten Verbund konsequent gegangen werden. Auch wenn mit dem DSGV-Projekt zur „BdZ-Anwendungsstandardisierung“ bereits viele Good Practices diskutiert und entwickelt wurden, bedarf es langfristig einer zentralen Stelle in der S-FG, die das Thema „Anwendungsbebauung“ gesamthaft verantwortet. Nur mit einer einheitlichen strategischen Basis und transparenten Rahmenvorgaben für die Anwendungsbebauung innerhalb der S-FG, können langfristige Erfolge erzielt und ein quantitativer sowie qualitativer Vergleich zwischen den Sparkassen ermöglicht werden.