NEULICH AUF UNSEREM PROJEKT…
Die Fachabteilung trat mit zusätzlichen Anforderungen an das Projektteam heran. Getragen von der optimistischen Annahme, diese Anforderungen ließen sich nahtlos in den bestehenden Projektplan integrieren, gab es grünes Licht. Wer möchte schon Nein sagen, wenn der Fachbereich so charmant nachfragt? Die Ernüchterung folgte jedoch rasch. Statt der erwarteten nahtlosen Integration führten die zusätzlichen Anforderungen zu einem Mehraufwand, der das Budget überstieg.
Das Team stand vor einem Dilemma: Sollte dem Fachbereich die unangenehme Wahrheit mitgeteilt werden, dass die Anforderungen doch nicht realisierbar sind, womit all die bisher geleistete Arbeit möglicherweise vergebens gewesen wäre? Oder sollte das Projekt versuchen, um jeden Preis die Kosten zu senken und irgendwie alles unter Dach und Fach zu bringen?
WAS LERNEN WIR DARAUS?
1. Management von Anforderungen
Anforderungen, die nicht gemanagte werden, können zu Missverständnissen zwischen Stakeholdern und dem Projektteam führen, was die Erwartungen an Optimierungen und die Realisierbarkeit innerhalb des festgelegten Rahmens von Scope, Zeit und Budget betrifft. Sie sollten daher eine klare Kommunikation und präzise Definition der Projektziele sicherstellen (Dokumentation!), um hitzigen Diskussionen im Projektverlauf vorzubeugen.
2. Nicht-Standardanforderungen kritisch prüfen
Kundenspezifische Anpassungen erhöhen die Komplexität und den Aufwand signifikant und können die Wartbarkeit sowie Upgrade-Fähigkeit von S/4HANA beeinträchtigen. Sollten Sie nach sorgfältiger Evaluierung (bspw. durch Detail-Fach-Workshops) dennoch zu dem Entschluss kommen, dass Anforderungen abseits vom Standard erfüllt werden müssen, empfehlen wir eine sorgfältige Prüfung der Aufwände und entsprechender Integration in den Projektplan.
3. Prozessoptimierung als Ziel
Die Einführung von S/4HANA allein garantiert keine Geschäftsprozessoptimierung. Sie müssen die bestehenden Prozesse dediziert analysieren und optimieren, um die vollen Potenziale zu erschließen. Dies kann jedoch kulturelle Widerstände und somit Anpassungsschwierigkeiten innerhalb der Organisation hervorrufen, die Sie proaktiv adressieren müssen.
4. Überwachung der Anforderungen
Die sorgfältige Überwachung aller initialen und neuen Anforderungen, inklusive der aus regulatorischen Veränderungen entstehenden, ist unerlässlich. Ein festgelegter Scope Freeze Meilenstein hilft Ihnen, Projektverzögerungen und Budgetüberschreitungen zu vermeiden. Dieser stellt sicher, dass nach diesem Punkt keine neuen Anforderungen ohne weiteres akzeptiert werden.
Unser Fazit
Durch eine gut organisierte und stringent strukturierte Shopping Tour, können Unternehmen die Grundlage für eine erfolgreiche S/4HANA-Transformation legen, die nicht nur technologische sondern auch prozessuale und organisatorische Verbesserungen mit sich bringt.
